Il n'y a pas de solution toute faite pour la retraite. Nous offrons donc des solutions souples et dynamiques qui répondent à vos besoins et conviennent à la culture de votre entreprise.
Nous nous occupons des tâches difficiles pour faciliter l'atteinte de vos objectifs. Après tout, notre réussite dépend de la vôtre.
- Votre
équipe
- Mise en place
d'un programme
collectif - Inscription
des
salariés - Outils et
services
- Gouvernance
de régimes
Le fonctionnement d'un programme d'épargne et de retraite collectif exige un travail d'équipe. Les responsables de régimes peuvent compter sur l'entière collaboration de l'équipe de la Standard Life. Notre but est de vous faciliter la tâche.
Parce que chaque programme est unique, la souplesse de nos services permet de répondre aux besoins particuliers des responsables de régimes et de leurs salariés, de la mise en place du programme à son évolution au fil du temps, en passant par son administration quotidienne.
Il incombe au directeur, développement des affaires, et au directeur, relations clients, de tenir les promesses que nous avons faites lors de l'établissement de notre partenariat. Ils vous apporteront leur soutien lors de la sélection des options de placements et des types de régimes. Ils s'occuperont également d'autres questions importantes, telles que :
- la mise en place d'un programme collectif.
- l'inscription des salariés et une transition harmonieuse.
- le maintien des relations.
- les outils et services.
- le soutien quant à la gouvernance de régimes et à la conformité.
Une fois la mise en place d'un programme terminée, il incombe au directeur, relations clients, de gérer la relation entre le responsable du régime et la
Le directeur, relations clients, s'entend avec le responsable du régime pour revoir périodiquement le programme, ce qui consiste notamment à :
- examiner le rendement des placements et la liste des fonds.
- analyser les statistiques sur les transactions.
- discuter, avec les responsables de régimes, de questions sur la législation ou la gouvernance touchant leurs régimes de capitalisation.
- évaluer les besoins en communication et en formation des participants.
- assurer que tous les intéressés participent régulièrement à un « bilan » de nos services qui nous permet de continuer à fournir des services exceptionnels.
Un représentant des services à la clientèle attitré s'occupe de l'administration quotidienne du programme et assure également le respect des normes de service.
La réussite d'un programme collectif dépend largement du processus de mise en place qui se doit d'être harmonieux et rigoureux. C'est pourquoi nous faisons appel à un directeur de la mise en place, qui dirige l'équipe de la Standard Life et coordonne toutes les activités connexes, dont :
Que ce soit la première fois qu'ils participent à un programme ou qu'ils y soient déjà inscrits, les salariés peuvent obtenir des renseignements importants sur le programme et les concepts en matière de planification financière en assistant en personne à un séminaire (il est également possible d'y participer par diffusion sur le Web). Animés par notre équipe de consultants financiers experts, les séminaires sont adaptés à la situation (programme nouveau ou existant), au profil démographique et au style de vie des salariés.
En plus de fournir des renseignements sur l'inscription, nos séminaires traitent de plusieurs sujets se rapportant aux différentes étapes de la vie professionnelle et personnelle que les participants franchissent dans le cadre du programme Planifiez pour la vie.
Notre service d'inscription électronique, offert dans le cadre de nos cyberservices (à l'intention des participants) permet aux salariés de gagner du temps et de sauver des arbres en leur offrant la possibilité de s'inscrire en ligne. De plus, contrairement aux formulaires d'inscription papier, ce type d'inscription exige une participation moins grande de la part du responsable du régime, car des renseignements sur le programme collectif ainsi que des directives relatives à l'inscription sont fournis en ligne. Le responsable de régime peut offrir à ses participants l'inscription électronique seulement, l'inscription papier seulement ou le choix entre les deux.
Un représentant des services à la clientèle attitré s'occupe de l'administration quotidienne du programme et assure également le respect des normes de service. Le représentant reçoit une formation complète sur les détails du programme, y compris les règles du régime et toute marche à suivre particulière. Il a également les compétences nécessaires pour répondre aux demandes de renseignements sur les relevés ou aux questions au sujet de l'administration du régime.
Aperçu des services que nous offrons dans le cadre de certaines des activités quotidiennes les plus courantes :
Soumission des cotisations par retenues sur le salaire
Les fichiers de cotisations peuvent être soumis de différentes façons :
- Par l'entremise d'ADP Canada, les responsables de régimes peuvent soumettre les cotisations versées par retenues sur le salaire.
- Par le biais du site Web Salon VIP où les listes de cotisations peuvent être soumises en ligne.
- Par messagerie interactive, une voie de communication protégée dans le site Web Salon VIP.
- Par courriel.
- Au moyen du protocole de transfert de fichiers (FTP).
...ainsi que les versements de cotisations :
- Virement automatique (Drawcheque)
- Transfert électronique
- Transfert électronique de fonds
- Services bancaires par Internet
- Chèque
Le représentant des services à la clientèle travaille avec le responsable de régime pour décider de la meilleure façon de soumettre les cotisations.
Transactions des participants
Les participants peuvent communiquer directement avec le Centre de services financiers de la Standard Life pour des demandes de transaction comme :
- modification des directives de placements
- rééquilibrage de l'actif
- retraits
Ils peuvent également verser des cotisations à leur REER collectif par le biais du site Web Salon VIP. Les responsables de régimes n'ont pas à participer aux demandes de transactions des participants.
Cessation d'emploi ou départ à la retraite
Lorsqu'un participant quitte son emploi ou prend sa retraite, nous l'informons des options qui lui sont offertes dès réception de l'avis du responsable de régime.
Le REER Avantage
Le FERR et le FRV collectifs Avantage
Le REER Avantage
- une tarification préférentielle par rapport à celle des régimes individuels.
- une vaste gamme d'options de placements.
- la même flexibilité que celle offerte par les régimes individuels.
- des transferts faciles du programme précédent du participant (ou de tout autre régime agréé).
Attention - Les fonds de placements variables (fonds en gestion commune) offerts dans le cadre du programme Avantage
Nous mettons à la disposition des responsables de régimes des outils libre-service qui leur permettent d'accéder rapidement à l'information.
Guide de référence
Pour répondre aux différentes questions des responsables de régimes, nous avons conçu un guide complet incluant :
- des renseignements « pratico-pratiques » sur différentes tâches (ex. : aide pour remplir les feuillets T4).
- le sommaire des exigences réglementaires.
- des renseignements sur nos services.
- les coordonnées de l'équipe de la Standard Life attitrée au responsable de régime.
Relevés à l'intention des responsables de régimes
Tous les mois, les responsables de régimes reçoivent un relevé consolidé fournissant un sommaire des activités de leur programme. Le relevé comprend une ventilation des renseignements par régime et par sous-groupe.
Des renseignements détaillés figurent aussi en ligne dans le site Web Salon VIP.
Le Salon VIP
Le Salon VIP protégé par mot de passe offre aux responsables de régimes un éventail de cyberservices leur permettant de gagner du temps, d'être plus précis et de se concentrer sur leurs activités quotidiennes. Le site leur permet de :
- soumettre les dossiers et les cotisations par retenues sur le salaire;
- fournir des renseignements sur la préinscription aux participants;
- mettre à jour et gérer les dossiers des participants y compris les cessations d'emploi;
- consulter et régler des factures du programme de retraite collectif;
- effectuer le rapprochement de leurs dossiers au moyen de rapports téléchargés;
- analyser les données sur le rendement par régime, sous-groupe, compte ou participant;
- rechercher des renseignements financiers et non financiers sur les participants;
- consulter les renseignements relatifs à la législation en matière de régimes de retraite et au programme d'investissement Qualité et ChoixMC;
- fournir des directives relativement à la répartition des montants non acquis;
- accédez à la formation en ligne pour les fonctions du site Salon VIP.
Pour une démonstration interactive du Salon VIP des participants, veuillez communiquer avec nous.
Nous aidons les responsables de régimes à s'assurer que leurs régimes respectent la législation pertinente, comme la Loi de l'impôt sur le revenu et les lois et règlements provinciaux en matière de régimes de retraite. Comme il n'existe pas un ensemble de règles s'appliquant à l'échelle nationale, les responsables de régimes doivent composer avec un large éventail de règlements. Notre Résumé de la législation en matière de régimes de retraite*, publié annuellement, s'est révélé un outil indispensable pour les aider à s'y retrouver dans le domaine de la réglementation.
Le Forum conjoint des autorités de réglementation du marché financier a également établi les lignes directrices pour les régimes de capitalisation. Même si elles ne sont pas juridiquement contraignantes, ces lignes directrices servent de guide aux responsables des régimes de capitalisation en présentant les meilleures pratiques à adopter pour la conception et l'administration d'un programme collectif. En tant que membre de l'Association canadienne des compagnies d'assurances de personnes, la
Les normes que nous respectons en matière de conformité sont décrites dans notre lettre d'engagement à l'égard des lignes directrices pour les RC. Cette lettre, signée par le premier vice-président de la division des régimes d'épargne et de retraite collectifs est remise chaque année aux responsables de régimes.
Par le biais d'outils comme notre Guide pour les lignes directrices - Gouvernance des régimes de capitalisation, la section sur la gouvernance des régimes dans le Salon VIP, la Liste de vérification Lignes directrices sur les RC établies par le Forum conjoint et notre tableau Comparaison de différents régimes de capitalisation, nous aidons également les responsables de régimes à comprendre et à utiliser les nouvelles lignes directrices. Grâce à ces outils et aux conseils du directeur des relations clients, le responsable de régime peut fournir aux participants des renseignements sur les placements ainsi que l'aide dont ils ont besoin pour assurer que le programme répond toujours aux besoins pour lesquels il a été établi.
Nous prenons la protection des renseignements personnels de nos clients très au sérieux. Nos méthodes de contrôle interne visent à assurer l'intégrité de nos dossiers, l'exactitude dans le traitement des transactions et la préparation de renseignements fiables et opportuns à l'intention des responsables de régimes et des participants. Chaque année, nos méthodes sont soumises à l'examen de nos vérificateurs externes, PricewaterhouseCooper LLC. Cet examen est conforme au chapitre 5970 du Manuel de l'Institut canadien des comptables agréés.
* Gagnant du prix d'excellence 2009 et 2010 dans la catégorie encarts de magazines
