À la Standard Life, nous avons pris l’engagement d’observer les normes d’intégrité les plus strictes. Dans l’exercice de nos activités, nous devons recueillir, enregistrer, stocker, traiter, transmettre ou autrement manipuler des renseignements personnels au sujet de particuliers. Nous prenons ces activités au sérieux et nous nous efforçons d’appliquer des méthodes justes, sûres et appropriées de traitement des renseignements personnels. Toutes les activités de ce genre doivent également respecter les pratiques commerciales types et les règles de déontologie généralement reconnues en matière de renseignements personnels.
Avant de recueillir des renseignements personnels ou au moment de le faire, il vous faut expliquer quelle utilisation en sera faite, et tout changement survenant dans l’utilisation de ces renseignements doit être communiqué au client. Si possible, le client doit donner son consentement par écrit, de façon verbale ou par voie électronique.
Recueillez des renseignements personnels dans les seuls cas où ils sont pertinents pour le processus de vente. Toute transaction effectuée pour le compte de la Standard Life doit être consignée de façon systématique et précise. À la demande de la Standard Life, vous devez rendre accessible tout document lié à une transaction financière effectuée pour le compte de la Compagnie.
Il incombe au titulaire de police d’obtenir l’autorisation de ses employés (les participants) de recueillir les renseignements personnels et de les transmettre à l’assureur avant l’établissement du régime. Si les renseignements personnels des participants ont été fournis directement à la Standard Life, vous ne pourrez pas avoir accès à ces renseignements sans obtenir le consentement écrit des participants.
Le consentement donné pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels peut être retiré en tout temps, sous réserve des restrictions juridiques ou contractuelles et d’un préavis raisonnable.
Tout renseignement personnel doit être considéré comme strictement confidentiel.
Les renseignements consignés dans le dossier du client sont considérés comme confidentiels, et vous devez prendre les mesures nécessaires pour protéger leur confidentialité. À moins d’avoir obtenu le consentement d’en faire d’autres usages, n’utilisez les renseignements personnels des titulaires de police et des participants des régimes collectifs de la Standard Life que dans le but de fournir à ces titulaires de police et participants de régimes collectifs les services prévus aux termes de ces régimes.
L’utilisation, la conservation et la divulgation des renseignements confidentiels doivent se faire en conformité avec les lois et les règlements touchant la protection des renseignements personnels.
Les renseignements communiqués aux conseillers en avantages sociaux sont divulgués conformément au principe directeur en matière de protection des renseignements personnels de la Standard Life pour permettre l’administration du régime collectif. Par conséquent, vous devez vous conformer à ce principe directeur.
