Négliger de consigner et de conserver toute information en dossier peut nuire à un conseiller. En effet, il pourrait être accusé d'avoir manqué à ses devoirs envers son client si celui-ci remettait en question la pertinence d'un produit qu'il lui avait recommandé.
L'une des plaintes les plus fréquentes à l'endroit des conseillers concerne le manquement aux règles de la pertinence à l'égard des besoins des clients. Des problèmes surgissent lorsqu'il n'existe aucune confirmation écrite de la stratégie de placement du client ni de preuve écrite de toute modification apportée à celle-ci.
Consignez tout conseil et toute information que vous avez donnés à votre client et conservez dans son dossier suffisamment de détails pour démontrer la pertinence de chaque conseil et transaction.
Toute transaction effectuée pour le compte de la Standard Life doit être consignée de façon systématique et précise. À la demande de la Standard Life, vous devez fournir tout document lié à une transaction financière effectuée pour le compte de la Compagnie.
Vous ne devez obtenir et conserver que l'information nécessaire à la conduite des affaires. Quel que soit le support utilisé pour consigner ces renseignements – écrit, fichier électronique ou autre – les dossiers où ils figurent devraient être conservés de façon sécuritaire. Les renseignements personnels de vos clients devraient être obtenus directement d'eux.
Vous devez restreindre l'accès aux renseignements des clients à vos employés autorisés, et ces renseignements ne doivent être communiqués à aucune autre personne ou entité à moins que le client n'y ait consenti par écrit ou qu'une autorité légalement compétente ne vous ordonne de le faire.
Vous devez vous conformer en tout temps aux lois canadiennes sur la protection des renseignements personnels.
